Términos y Condiciones de Uso

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso a SGD (Sistema de Gestión del Docente) y su uso. Forman el contrato digital que vincula a ANCASTAV con el Centro que contrata el servicio y fijan las reglas que deben cumplir todas las personas a las que el Centro da acceso.

Definiciones

• ANCASTAV: ANCASTAV Digital Services, con sede en Puerto Plata, República Dominicana, que desarrolla y opera SGD.
• SGD o la Plataforma: el software de gestión escolar al que se accede por internet, con sus módulos, actualizaciones y documentación.
• el Centro: el centro educativo, público o privado, que contrata SGD mediante contrato, orden de suscripción o convenio (en adelante, el Contrato).
• la Persona Usuaria: toda persona que accede a SGD con un acceso otorgado por el Centro o conforme al Contrato: su personal; las Personas Tutoras en el portal de familias, si el Centro lo habilita; y cualquier otra persona a la que se conceda acceso según el Contrato o el convenio aplicable.
• la Persona Tutora: el padre, la madre o el tutor legal de un estudiante, registrado como tal por el Centro.
• los Datos del Centro: la información que el Centro y sus Personas Usuarias introducen en SGD, incluidos los datos personales de estudiantes, familias y personal.
• el Plan: la modalidad de servicio contratada (por ejemplo, Básico, Profesional o Enterprise) y las funcionalidades que incluye.

Cómo se aceptan

El Centro acepta estos términos al contratar el servicio y al comenzar a usar la Plataforma. Cada Persona Usuaria los acepta al acceder a SGD y utilizarlo; quien no esté de acuerdo debe abstenerse de usarlo e informar al Centro. Si el Contrato firmado con un Centro contiene condiciones particulares distintas, esas condiciones prevalecen sobre estos términos en lo que regulen.

SGD es una herramienta de gestión para centros educativos. Solo pueden utilizarla:

• Para contratar en nombre del Centro: una persona mayor de edad, con capacidad legal y con facultades suficientes para representarlo.
• El personal del Centro (dirección, coordinación, docentes, secretaría y demás perfiles): personas mayores de edad, con capacidad legal, a las que se haya creado una cuenta para ejercer sus funciones.
• Las Personas Tutoras, en el portal de familias: padres, madres o tutores legales mayores de edad, solo si el Centro ha habilitado ese portal (disponible en los planes Profesional y Enterprise) y les ha entregado el acceso.
• Cualquier otra persona a la que se conceda acceso según el Contrato o el convenio aplicable: siempre mayor de edad y con capacidad legal.

Conforme al Código Civil dominicano, la mayoría de edad se alcanza a los 18 años cumplidos y con ella se adquiere la capacidad para todos los actos de la vida civil (art. 488); la ley declara incapaces de contratar a los menores de edad y a las personas sujetas a interdicción en los casos que ella fija (art. 1124).

SGD no verifica la edad de las Personas Usuarias. Es el Centro quien decide a qué personas de su personal se crea una cuenta y a qué familias se entrega un acceso al portal. Por eso corresponde al Centro asegurarse de que solo reciben acceso personas que cumplen estos requisitos, y pedir o hacer que se retire cuando dejan de cumplirlos; por ejemplo, cuando alguien deja de trabajar en el Centro o pierde la tutela del estudiante.

Responsabilidades del Centro

El Centro designa a una o más personas administradoras. El Centro decide quién recibe acceso y con qué perfil, que debe corresponder a las funciones de cada persona, y tramita sin demora las altas, los cambios y las bajas. Algunas de estas operaciones las realiza la persona administradora del Centro desde la Plataforma, y otras las ejecuta ANCASTAV a petición del Centro. Cada perfil tiene acceso solo a la información y a las funciones propias de su rol.

Responsabilidades de cada Persona Usuaria

• Mantener la confidencialidad de su contraseña y no compartirla. Responde de la actividad realizada con sus credenciales.
• Cambiar en su primer acceso la contraseña inicial que se le entregue. Cuando está marcada como temporal, SGD obliga a hacerlo antes de continuar; si no lo exige, la Persona Usuaria debe cambiarla por su cuenta.
• Activar la verificación en dos pasos, que SGD exige para determinadas acciones administrativas sensibles y que se recomienda a todo el personal. Quien la active debe guardar los códigos de respaldo que se le muestran una sola vez: son la vía de entrada si pierde el teléfono.
• Cerrar sesión al terminar, en especial en equipos compartidos.
• Avisar de inmediato al Centro, y este a ANCASTAV, de cualquier acceso no autorizado o sospecha de que sus credenciales se han visto comprometidas.

El PIN de familia es confidencial

El acceso al portal de familias no es una cuenta de usuario: el Centro entrega a la Persona Tutora un PIN de 4 dígitos que abre la información de un estudiante concreto. Hay un solo PIN por estudiante: solo deben conocerlo sus Personas Tutoras, que no deben compartirlo con nadie más y responden del uso que se haga con él. Tras varios intentos fallidos, el acceso se bloquea temporalmente.

Si el Centro envía a la familia un enlace de acceso, ese enlace caduca a las 72 horas y deja de servir en cuanto se utiliza para entrar al portal con el PIN. Mientras sigue vigente, permite ver un resumen de la información del estudiante sin escribir el PIN, por lo que tampoco debe compartirse. Si la Persona Tutora cree que otra persona conoce su PIN o su enlace, debe avisar de inmediato al Centro, que puede asignarle un PIN nuevo.

Recuperación del acceso

Si una persona del personal olvida su contraseña, puede pedir un enlace de restablecimiento desde la pantalla de acceso («¿Olvidaste tu contraseña?»). SGD lo envía al correo de su cuenta y el enlace caduca a los 30 minutos. Si ya no tiene acceso a ese correo, debe pedirlo a la persona administradora de su Centro, que gestionará el restablecimiento con ANCASTAV. Si lo que pierde es el acceso a su verificación en dos pasos, puede entrar con uno de sus códigos de respaldo; agotados o perdidos estos, la persona administradora de su Centro puede restablecer la verificación de esa cuenta. La persona administradora puede dirigirse a ANCASTAV en contacto@ancastav.com, también cuando la que ha perdido el acceso es su propia cuenta. Si una familia olvida su PIN, debe pedir al Centro que lo restablezca.

Antes de restablecer un acceso se puede exigir que se acredite la identidad de quien lo pide. ANCASTAV nunca pedirá una contraseña ni un PIN por correo electrónico ni por teléfono.

ANCASTAV, el Centro y las Personas Usuarias aceptan que la información que se genera, envía, recibe o archiva por medios electrónicos en el marco de SGD —notificaciones, confirmaciones, registros, facturas, mensajes y demás documentos— tiene validez jurídica, conforme a la Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales. En particular:

• Validez: no se niegan efectos jurídicos, validez ni fuerza obligatoria a una información por la sola razón de que conste en un documento digital o mensaje de datos (art. 4).
• Constancia por escrito: cuando una norma exige que algo conste por escrito, basta un documento digital o mensaje de datos cuya información sea accesible para su posterior consulta (art. 5).
• Contratos y declaraciones: la oferta, la aceptación y las demás manifestaciones de voluntad entre las partes pueden expresarse mediante mensajes de datos sin perder por ello validez ni fuerza obligatoria (arts. 13 y 14).
• Prueba: los documentos digitales y mensajes de datos son admisibles como prueba y tienen la fuerza probatoria de los actos bajo firma privada. Su valor se aprecia según la confiabilidad con que se generaron, archivaron o comunicaron, cómo se conservó su integridad y cómo se identifica a quien los originó (arts. 9 y 10).

Ninguna de las partes podrá negar validez a una comunicación, confirmación o registro por el solo hecho de ser electrónico.

Registros de la Plataforma

SGD conserva un registro de auditoría de las altas, modificaciones y eliminaciones en su información más sensible, como usuarios, estudiantes, docentes, registros de clase, facturas y consentimientos, con la fecha y el estado del dato antes y después del cambio. Algunas acciones, como pasar lista en una sesión de clase, se registran además junto con el usuario que las realizó. No se registran las consultas de solo lectura. El registro de auditoría se conserva durante 60 meses. Las partes aceptan estos registros como medio de prueba de las operaciones realizadas, salvo prueba en contrario.

Notificaciones

ANCASTAV envía las notificaciones relativas al servicio al correo electrónico que el Centro haya designado o mediante avisos dentro de la Plataforma, y el Centro debe mantener esa dirección actualizada. Si ANCASTAV tiene constancia de que una notificación no se entregó, la reenviará por otro medio. Las comunicaciones del Centro a ANCASTAV se dirigen a contacto@ancastav.com.

Lo que un clic no sustituye

Cuando una norma exige una firma, un documento digital solo cumple ese requisito si está firmado digitalmente conforme a la Ley No. 126-02 (art. 6); un clic o una casilla marcada no bastan. SGD no ofrece firma digital, de modo que los actos que la requieran se formalizarán por el medio que la ley establezca.

Planes y funcionalidades

El servicio se presta según el Plan contratado. Las funcionalidades incluidas en cada Plan, y las que ANCASTAV conceda por excepción a un Centro, figuran en la Plataforma. Las funcionalidades señaladas como «Próximamente» están anunciadas pero no disponibles: no se activan ni se facturan.

Precio y forma de pago

El precio, la periodicidad y las condiciones de pago son los del Contrato o de la cotización aceptada por el Centro, con los impuestos que correspondan según la normativa aplicable. Hoy el Centro paga por transferencia o depósito bancario: ANCASTAV verifica cada pago a partir de su referencia y lo confirma manualmente. En el alta de un Centro, el servicio se habilita una vez confirmado el pago, salvo que el Contrato o el convenio disponga otra cosa.

SGD no acepta hoy pagos con tarjeta y no recibe, almacena ni procesa datos de tarjetas. Cuando se habiliten, los pagos con tarjeta se harán exclusivamente mediante la Página de Pago de AZUL, de modo que los datos de la tarjeta se escriban en el entorno del procesador de pagos y nunca en SGD. Los detalles están en la Política de Seguridad de la Información.

Las familias no pagan nada a través de SGD, y el Centro no cobra a las familias por medio de la Plataforma. Las colegiaturas y cualquier otro pago entre una familia y el Centro se rigen por la relación entre ambos, fuera de SGD.

Comprobantes fiscales

ANCASTAV es quien emite los comprobantes fiscales del servicio, y el Centro es el cliente. Hoy los comprobantes llevan Número de Comprobante Fiscal (NCF) de la serie B y se emiten conforme a la normativa de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII); SGD todavía no emite Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF). El Centro debe facilitar su RNC o cédula, su razón social o nombre y el tipo de comprobante que necesita, que deben ser correctos y estar al día. Los tipos de comprobante, su corrección y la adopción futura del e-CF se explican en la Política de Facturación Electrónica.

Impago y objeción de cobros

Si una factura no se paga en el plazo acordado, ANCASTAV lo comunicará al Centro y, si el impago persiste, podrá suspender el servicio conforme a la sección «Uso aceptable, suspensión y terminación».

Si el Centro no está de acuerdo con un cobro o una factura, debe comunicarlo por escrito a contacto@ancastav.com indicando el número de comprobante y el motivo. ANCASTAV revisará la objeción y responderá por escrito. Mientras se resuelve, el servicio no se suspenderá por la parte del importe objetada de buena fe; la parte no objetada sigue siendo exigible. Si la objeción procede, ANCASTAV emitirá la nota de crédito o el ajuste que corresponda.

Los Datos del Centro pertenecen al Centro. Respecto de los datos personales de su comunidad educativa, el Centro es el responsable del tratamiento y ANCASTAV actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del Centro. De los datos de facturación del Centro, en cambio, ANCASTAV es el responsable del tratamiento. La Política de Privacidad explica qué datos se tratan, con qué proveedores, dónde se alojan —en Estados Unidos, lo que supone una transferencia internacional— y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

El Centro garantiza que:

• tiene una base legítima para introducir en SGD los datos de su personal, de sus estudiantes y de sus familias, y que ha recabado el consentimiento de los padres, madres o tutores legales cuando la normativa lo exige;
• ha informado a su comunidad educativa de ese tratamiento, incluida la transferencia internacional de los datos, y ha obtenido la autorización cuando es necesaria;
• los datos que introduce son exactos y se mantienen actualizados;
• solo incorpora datos de personas que forman parte de su comunidad educativa o que solicitan ingresar en ella.

ANCASTAV no vende los Datos del Centro, no los usa con fines publicitarios y no los utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.

Indicadores y reportes

Los reportes, alertas e indicadores que genera SGD —incluido el índice de riesgo del módulo de análisis, cuando el Centro lo tiene contratado— son herramientas de apoyo calculadas a partir de los datos registrados. Cuando no hay datos suficientes, SGD lo indica en lugar de estimar. Las decisiones académicas o de cualquier otra índole sobre un estudiante corresponden siempre al personal del Centro.

Al terminar el Contrato

Durante los 30 días calendario siguientes a la terminación, el Centro puede solicitar por escrito una exportación de sus datos, que ANCASTAV entregará en formato electrónico. Transcurrido ese plazo, ANCASTAV se compromete a eliminarlos o anonimizarlos conforme a la Política de Privacidad, salvo los que deban conservarse por obligación legal, como la documentación fiscal, y las anotaciones del registro de auditoría, que guardan una copia de los datos modificados o eliminados y se conservan 60 meses desde su creación. Los datos eliminados pueden permanecer en las copias de seguridad cifradas hasta que estas caducan; las copias diarias de SGD se conservan 90 días.

SGD es un software propietario de ANCASTAV. Su código, su diseño, su documentación, sus nombres y sus signos distintivos pertenecen a ANCASTAV o a sus licenciantes y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual. El Contrato no transfiere ninguna titularidad sobre ellos.

Mientras el Contrato esté vigente, ANCASTAV concede al Centro una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible para que sus Personas Usuarias utilicen SGD en la gestión del propio Centro. No se permite:

• copiar, modificar, traducir o crear obras derivadas de la Plataforma;
• descompilarla, aplicarle ingeniería inversa o intentar obtener su código fuente, salvo en la medida en que la ley lo permita expresamente;
• revenderla, sublicenciarla, alquilarla o ponerla a disposición de terceros ajenos al Centro;
• eliminar o alterar los avisos de propiedad o de autoría.

Los Datos del Centro siguen siendo del Centro, que concede a ANCASTAV únicamente el permiso necesario para alojarlos y tratarlos con el fin de prestar el servicio. Si el Centro o sus Personas Usuarias envían sugerencias de mejora, ANCASTAV puede incorporarlas a SGD sin obligación de compensación.

Queda expresamente prohibido:

• introducir datos de personas ajenas a la comunidad del Centro;
• intentar acceder a datos de otro centro educativo o a información no autorizada para el propio perfil;
• realizar pruebas de seguridad, escaneos automatizados, pruebas de carga o intentos de intrusión sin autorización escrita previa de ANCASTAV;
• ceder las credenciales o el PIN a terceros;
• extraer información de forma automatizada o sobrecargar deliberadamente la Plataforma;
• introducir código malicioso o contenidos ilícitos, ofensivos o que vulneren los derechos de los menores o de terceros;
• usar la mensajería de SGD para fines ajenos a la actividad educativa del Centro.

Quien detecte una vulnerabilidad debe comunicarla según el procedimiento de la Política de Seguridad, sin explotarla.

Suspensión

ANCASTAV podrá suspender el acceso de un Centro ante un impago persistente o un incumplimiento grave de esta sección, previo aviso, salvo que la gravedad del caso —por ejemplo, un riesgo para los datos de otros centros— exija actuar de inmediato. También podrá bloquear sin demora una cuenta concreta que muestre indicios de uso indebido o de estar comprometida, e informará al Centro. La suspensión no elimina los Datos del Centro.

Terminación

El Contrato termina en los supuestos y con los plazos de preaviso que en él se prevean. Al terminar, cesan los accesos y se aplica lo previsto en la sección «Datos del Centro y privacidad» sobre la exportación y la eliminación de los datos. Siguen vigentes las obligaciones de pago pendientes y las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir, como las de propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y resolución de conflictos.

Mantenimiento

ANCASTAV procurará realizar el mantenimiento programado fuera del horario lectivo y avisar con antelación cuando pueda afectar al uso. Las actualizaciones urgentes, en especial las de seguridad, pueden aplicarse sin aviso previo.

Caídas del sistema

Si la Plataforma deja de estar disponible, ANCASTAV trabajará con diligencia razonable para restablecerla e informará al Centro de las incidencias que lo afecten de forma significativa. SGD hace cada día una copia de seguridad cifrada de los datos, pero no permite recuperarlos a un momento exacto: si hubiera que restaurar una copia, podrían perderse los cambios hechos después de la última copia diaria. Se recomienda al Centro conservar por su cuenta los documentos que considere críticos, como los boletines o reportes oficiales ya emitidos.

Conectividad, equipos y proveedores

• Para usar SGD se necesita conexión a internet y un navegador actualizado. ANCASTAV no responde de los fallos de la conexión, la red o los equipos del Centro o de la Persona Usuaria, ni de los de su proveedor de internet.
• Si la conexión se interrumpe mientras se trabaja, algunos datos pueden quedar pendientes de envío en el navegador y perderse si se cierra la pestaña. La Persona Usuaria debe comprobar que la información quedó guardada.
• SGD se apoya en proveedores de infraestructura —alojamiento, base de datos y correo electrónico, entre otros— que se detallan en la Política de Privacidad. ANCASTAV los selecciona con diligencia, pero no controla su funcionamiento: las interrupciones que se originen en ellos y escapen a su control razonable no se consideran incumplimiento de ANCASTAV, sin perjuicio de sus obligaciones en materia de protección de datos.
• La entrega de los correos electrónicos depende de terceros y no puede garantizarse; conviene revisar la carpeta de correo no deseado.

ANCASTAV presta el servicio con la diligencia profesional debida. Dentro de lo que permita la ley:

• ANCASTAV no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos.
• La responsabilidad total acumulada de ANCASTAV frente al Centro, por cualquier causa relacionada con el servicio, queda limitada al importe efectivamente facturado al Centro en los doce meses anteriores al hecho que la origine, salvo que el Contrato o el convenio aplicable fije otro límite.
• ANCASTAV no responde de la exactitud de los datos introducidos por el Centro o sus Personas Usuarias, de las decisiones que el Centro tome a partir de ellos ni del uso indebido de credenciales que no se deba a un fallo de SGD.

Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave de ANCASTAV, ni a la responsabilidad que la ley no permita limitar o excluir. En particular, si la relación constituye una relación de consumo, prevalecen los derechos que reconoce la Ley No. 358-05, cuyas disposiciones son de orden público (art. 2).

Fuerza mayor

Ninguna de las partes responde del incumplimiento causado por hechos que escapen a su control razonable y que no hubieran podido preverse o evitarse, como fenómenos naturales (huracanes, terremotos o inundaciones), cortes generales del suministro eléctrico o de internet, fallos generalizados de proveedores de infraestructura, actos de autoridad o ataques informáticos que no hubieran podido evitarse con medidas de seguridad razonables. La parte afectada lo comunicará a la otra lo antes posible, y sus obligaciones quedarán en suspenso mientras dure la causa. La fuerza mayor no exime del pago de los servicios ya prestados.

Estos términos se rigen por las leyes de la República Dominicana. Las consultas y quejas de las familias o del personal sobre la información de un estudiante o sobre su propio acceso se dirigen en primer lugar al Centro, responsable de esos datos. Las controversias entre el Centro y ANCASTAV sobre el servicio, su facturación o estos términos se tratan así (si se trata de un cobro o de una factura, primero se sigue el procedimiento de objeción de la sección «Planes, pagos y comprobantes fiscales»):

1. Negociación directa. La parte que plantee la controversia la comunicará por escrito a la otra —a ANCASTAV, en contacto@ancastav.com—, describiendo el problema y lo que solicita. Las partes intentarán resolverla de buena fe durante los 30 días calendario siguientes.
2. Mediación o conciliación. Si no hay acuerdo, cualquiera de las partes puede proponer someter la controversia a mediación o conciliación ante un centro reconocido en la República Dominicana que ambas acepten.
3. Tribunales. Si la controversia sigue sin resolverse, las partes se someten a los tribunales competentes de Puerto Plata, sin perjuicio de las normas imperativas de competencia que resulten aplicables.

Estos pasos no impiden a ninguna de las partes solicitar medidas urgentes o conservatorias ante los tribunales. Las partes también pueden acordar por escrito, para un caso concreto, someterlo a arbitraje conforme a la Ley No. 489-08 sobre Arbitraje Comercial. Mientras dure la controversia, ambas seguirán cumpliendo las obligaciones que no estén en discusión, y el Centro conservará su derecho a obtener sus datos.

Si existe una relación de consumo

La Ley No. 358-05 General de Protección de los Derechos del Consumidor o Usuario considera consumidor a quien adquiere o utiliza productos o servicios a título oneroso, como destinatario final (art. 3, literal d). Si en un caso concreto la relación con ANCASTAV es una relación de consumo, nada de lo anterior limita los derechos de la persona consumidora:

• la mediación, la conciliación o el arbitraje no se le pueden imponer como vía exclusiva (art. 83, párrafo I, literal d);
• puede presentar su reclamación ante Pro Consumidor, cuyo procedimiento prevé una conciliación previa a la vía administrativa y a la judicial (art. 124), mediante su formulario de denuncias y reclamaciones, su aplicación móvil o de forma presencial, o ejercer las acciones que le correspondan ante los tribunales;
• en caso de duda, estos términos se interpretarán del modo más favorable a la persona consumidora (art. 1).

Cambios

ANCASTAV puede modificar estos términos para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. La fecha de la versión vigente figura al inicio de esta página. Los cambios sustanciales se comunicarán al Centro por correo electrónico o mediante aviso en la Plataforma con al menos 30 días calendario de antelación; si el Centro no está de acuerdo, puede terminar el Contrato antes de que entren en vigor, sin penalización y conservando su derecho a exportar sus datos. Los cambios que exija la ley o una necesidad urgente de seguridad pueden aplicarse antes. Seguir usando SGD después de la entrada en vigor supone aceptar los cambios. ANCASTAV conserva las versiones anteriores y las facilita a quien las solicite.

Disposiciones generales

• Si alguna cláusula se declara nula, las demás siguen vigentes.
• Que una parte no exija en un momento dado el cumplimiento de una cláusula no supone que renuncie a ella.
• El Centro no puede ceder el Contrato a un tercero sin el consentimiento escrito de ANCASTAV.
• Estos términos se redactan en español, que es la versión que prevalece.

Contacto

ANCASTAV Digital Services, Puerto Plata, República Dominicana. Para cualquier cuestión sobre estos términos: contacto@ancastav.com. Las solicitudes sobre datos personales se atienden según el procedimiento de la Política de Privacidad.